Comarch Optima

Comarch ERP Optima to program stworzony dla małych i średnich firm z każdej branży.

  • Składa się ze zintegrowanych (pracujących na jednej bazie danych) aplikacji-modułów obsługujących różne obszary działalności przedsiębiorstwa.
  • Zaufało  już ponad 50 000 Klientów, co klasyfikuje Comarch ERP Optima jako jeden z najchętniej wybieranych programów do obsługi małych i średnich firm. Poznaj Comarch ERP Optima:

Comarch ERP Optima to oprogramowanie dostarczane przez firmę Comarch, globalnego dostawcę biznesowych rozwiązań IT. Dzięki sprawnemu działaniu i umożliwianiu Klientom realizacji celów biznesowych zaufało nam już ponad 85 000 przedsiębiorstw na polskim rynku.

Zobacz co oferuję pełna gama modułów Comarch ERP Optima:
-Oszczędność czasu
-prostsze i szybsze procesy księgowe
-sprawna obsługa klientów
-elastyczność i nowoczesność
-efektywne zarządzanie

Produkty

FakturowanieKasa/BankHandel z magazynemHandel w internecieSerwisCRMKsięgowość kadry i płaceDla biur rachunkowychAnaliza i raportowanie
Fakturowanie

Faktury to narzędzie, dzięki któremu w prosty i intuicyjny sposób możliwe jest wystawienie:

  • Faktury Sprzedaży (dla podmiotów gospodarczych i osób fizycznych),
  • Faktury Zakupu,
  • Faktury Pro Forma i zaliczkowej,
  • Paragonu,
  • Faktury RR,
  • Faktur Wewnętrznych Sprzedaży i Zakupu,
  • Faktur Korygujących

Dokumenty można przygotować zarówno w złotówkach, jak i w walucie obcej. Prowadząc transakcje zagraniczne, dzięki Modułowi Faktury masz gwarancję łatwej ewidencji dokumentów w walucie obcej, zarówno w obrębie Unii Europejskiej, jak i poza nią. Moduł Faktury współpracuje z pozostałymi modułami Comarch ERP Optima. Dzięki pełnej integracji pomiędzy nimi przepływ danych w programie jest niczym nie ograniczony, co usprawnia obsługę rozliczeń handlowych oraz procesy księgowe.

Zalety programu
Inne zalety programu to niewątpliwie:

  • operacje seryjne (zbiorcze zatwierdzanie i usuwanie oraz kopiowanie dokumentów),
  • faktury można wystawiać w cenach „od netto” lub „od brutto”,
  • nieograniczona lista cen w dowolnej walucie,
  • dla każdego kontrahenta można zdefiniować szczegółowe warunki handlowe,
  • wygląd graficzny faktury można dowolne definiować
    – układ kolumn, nagłówek faktury,
    – umieszczenie logo firmy, dzięki darmowemu generatorowi raportów GenRap,
  • opisywanie cechami (atrybutami) pozycji na dokumencie (towarów) oraz całych
    dokumentów i kontrahentów,
  • gotowe zestawienia według cech (atrybutów) pozycji na dokumencie i całych dokumentów.

Okno sprzedaży dedykowanej
Pisząc o module Comarch ERP Optima Faktury nie można zapomnieć o Oknie sprzedaży dedykowanej. Jest to funkcjonalne narzędzie, dzięki któremu podwyższeniu ulega jakość obsługi stałych Klientów. Dzięki takiemu rozwiązaniu jesteśmy w stanie szybciej wystawić dokument dla kontrahenta, przy okazji otrzymując informacje na temat:

  • danych teleadresowych z możliwością podglądu karty kontrahenta,
  • zestawienia rabatów z możliwością wydruku indywidualnego cennika,
  • historii kontrahenta (wszelkie dokumenty związane z kontrahentem),
  • historii płatności kontrahenta wraz z prognozą płatności przyszłych,
  • przyznanego limitu kredytu kupieckiego, wartości przeterminowanych płatności,
  • zadłużenia i pobranych zaliczek,
  • analizy w formie wykresu słupkowego sprzedaży za ostatnie trzy miesiące w po równaniu z analogicznymi miesiącami w roku poprzednim,
  • listy zdarzeń CRM dotyczących kontrahenta z możliwością rejestracji nowych z poziomu okna.

Łatwa sprzedaż/zakup
Aby do minimum ograniczyć czas związany z wystawianiem dokumentów, istnieje możliwość Łatwej sprzedaży lub Łatwych zakupów, dzięki którym wystawienie faktury przebiega poprzez trzy kroki. Polega ono na zaznaczeniu zasobów i określeniu ich ilości, wyborze dokumentu (faktura, paragon), oraz wyborze kontrahenta na dokumencie.

Ofertowanie
Specjalną propozycję stanowi dodatkowa aplikacja Comarch ERP Optima Ofertowanie, która usprawnia przygotowanie w Microsoft Office Word oferty handlowej, w oparciu o aktualne dane pobierane bezpośrednio z Comarch ERP Optima.

Elektroniczna wymiana dokumentów
System Comarch ERP Optima może współpracować z systemem ECOD, dzięki czemu możliwa jest elektroniczna wymiana dokumentów z partnerami handlowymi, m. in. z sieciami handlowymi. Eksport faktur oraz import zamówień realizowany jest w standardzie EDI (Electronic Data Interchange).

Kasa/Bank

Zastanawiasz się jak lepiej zarządzać firmą? To proste! Pomoże Ci w tym moduł programu Comarch ERP Optima Kasa/Bank.

To dzięki niemu masz możliwość uzyskania informacji na temat kondycji finansowej firmy, rzeczywistych źródeł uzyskiwanych przychodów, a także kosztów, jakie ponosi Twoja firma, czy stanu bieżących należności i zobowiązań.

Import przelewów z pliku – format MT-940

Dla kogo?
Moduł Kasa/Bank zawiera kompletne dane o ruchu środków pieniężnych w przedsiębiorstwie w postaci bieżących analiz wpływów i wydatków oraz precyzyjnych prognoz przepływu środków pieniężnych przechowywanych w preliminarzu płatności. Takie prognozy stanowić mogą bardzo mocny instrument w rękach planistów, menedżerów i właścicieli firm.
Możliwości modułu:

  • Kontrola przepływu środków pieniężnych – raporty mogą dotyczyć zarówno przeszłości, jaki planowanych wpływów i wydatków w przyszłości,
  • Prowadzenie preliminarza płatności w firmie – informacje na ten temat to wszystkie planowane spłaty należności i zobowiązań, daty płatności podatków spłat rat kredytów (preliminarz płatności to doskonałe narzędzie wspierające podejmowanie decyzji finansowych),
  • Monitorowanie rozliczeń z dłużnikami i wierzycielami – bez problemu uzyskasz wieloprzekrojowe zestawienia dotyczące niezrealizowanych płatności, listy największych dłużników i wierzycieli czy zaległości według typów dokumentów,
  • Wyliczenia zysku, kosztów i inwestycji firmy – wyliczenia pokazują rozkład kosztówi przychodów, a także wielkość nakładów ponoszonych na inwestycje
Lista rejestrów, raportów i zapisów Kasowo/Bankowych

Funkcjonalności
Dodatkowe funkcjonalności modułu Kasa/Bank:

  • rozliczenia z wszelkimi podmiotami prawnymi – kontrahentami i urzędami, a także z pracownikami,
  • rozliczenia seryjne lub zbiorcze dokumentów dla jednego lub wielu podmiotów prawnych,
  • prowadzenie i rozliczanie dowolnej ilości kas i rachunków bankowych również w walutach obcych,
  • automatyczne rozliczanie planowanych płatności z wprowadzonymi zapisami kasowymi,
  • bankowość elektroniczną – a więc komunikację z systemami typu Home-Banking obejmującą zlecanie wykonania operacji do banku (przelewy wychodzące) oraz import zrealizowanych przelewów z pliku dostarczonego przez bank,
  • słownik banków, który można uzupełnić ręcznie lub importując informacje o wszystkich bankach w Polsce z plików dostarczanych przez Krajową Izbę Rozliczeniową (KIR),
  • słownik urzędów (US, ZUS), który raz uzupełniany jest dostępny ze wszystkich pozostałych modułów systemu Comarch ERP Optima,
  • inne słowniki – kontrahenci, pracownicy, wspólnicy, banki, urzędy, kategorie, formy płatności,
  • definiowalne schematy numeracji dokumentów,
  • import części danych z programów serii Comarch Klasyka – np. lista kontrahentów, wspólników, rejestry VAT, listy płac, ewidencja samochodów, spis z natury, itd.,
  • rozliczenia dokumentów (w tym wypłat) w różnych walutach,
  • windykację należności (wystawianie not odsetkowych i ponagleń zapłaty).

Kasa/Bank Plus
Moduł programu Comarch ERP Optima Kasa/Bank dostępny jest również w wersji rozszerzonej Kasa/Bank Plus, który dodatkowo daje możliwość prowadzenia magazynu walut. Kasa/Bank Plus dedykowany jest firmom korzystającym z rozliczeń w walutach obcych, które potrzebują prowadzić bieżącą wycenę operacji na rachunkach bankowych oraz wyodrębnionych kasach walutowych posiadanych środków, w przeliczeniu na walutę polską

Handel z magazynem

Jeżeli prowadzisz firmę handlową mamy dla Ciebie narzędzie, które ułatwi Ci codzienną pracę. Moduł Handel pozwala na prowadzenie gospodarki magazynowej, a także na korzystanie z pełnej funkcjonalności modułu Faktury. Używając modułu Handel w łatwy sposób można prowadzić i zarządzać gospodarką magazynową przy zastosowaniu rozliczenia kosztu własne go sprzedaży, jedną z metod: FIFO, LIFO, AVCO oraz QUAN.

Dla kogo?
Program umożliwia wystawianie różnego rodzaju dokumentów handlowych i magazynowych: faktury VAT, paragony, faktury proforma, faktury RR, dokument Tax Free,
Intrastat, zamówienia i rezerwacje, przyjęcia i wydania zewnętrzne oraz wewnętrzne, arkusze inwentaryzacyjne i wiele innych. Część dotycząca magazynowania towarów pozwala nimi zarządzać w zależności od zasad przyjętych w firmie. Podstawowymi funkcjami programu są:

  • obsługa dokumentów zewnętrznych, takich jak: PZ – Przyjęcia Zewnętrzne, WZ – Wydań Zewnętrznych; w zależności od przyjętego w firmie schematu obiegu
    dokumentów program umożliwia wybór sposobu pracy:

    • wystawienie PZ/WZ, a następnie przekształcenie do Faktury Zakupu/Faktury Sprzedaży,
    • z kilku dokumentów PZ/WZ generowanie jednej Faktury Zakupu/Faktury Sprzedaży,
    • wystawienie dokumentu FA/FZ, a następnie na jego podstawie wystawienie
      dokumentu magazynowego WZ/PZ;
  • obsługa dokumentów wewnętrznych, takich jak: PW – Przyjęcie Wewnętrzne, RW – Rozchód Wewnętrzny, MM
    – Przesunięcie Międzymagazynowe; są to dokumenty odzwierciedlające ruch towarów w firmie, które nie powodują naliczania podatku VAT, ani płatności;
  • inwentaryzacja – dotyczy wybranego magazynu i jest procesem trzyetapowym, w którym początkowo tworzy się podkładki, liczy towar, a następnie uzupełnia
    informacje o jego ilości i zamknięciu inwentaryzacji;
  • kompletacja – umożliwiająca uproszczoną formę produkcji towaru – produkt wprowadza się do systemu na p
    odstawie dokumentu PWP, czyli Przyjęcia Wewnętrznego Produktu;
  • wielomagazynowość – to możliwość prowadzenia kilku lokalnych magazynów w
    obrębie jednej firmy; magazyny mogą być prowadzone lokalnie lub w lokalizacjach odległych (informacje o towarach są przesyłane za pomocą plików);
  • rozliczanie kosztu własnego sprzedaży – odbywa się za pomocą jednej z poniższych metod:
    • FIFO,
    • LIFO,
    • AVCO (średnio ważone),
    • istnieje również możliwość okresowego naliczania kosztu (QUAN);
  • nadawanie cen i atrybutów – możliwość przypisania towaru do wielu grup
    magazynowych oraz nadawanie specjalnych atrybutów opisujących dany towar; atrybuty te mogą przyjmować formę tekstową, liczbową lub graficzną, np. zdjęcie
    towaru.


Dodatkowe funkcjonalności
Moduł programu Comarch ERP Optima Handel to ponadto:

  • pełna informacja o stanach magazynowych (ilości towaru, jego rezerwacjach i
    brakach, zamówieniach itp.),
  • wielowalutowość,
  • obsługa faktur zaliczkowych krajowych i zagranicznych,
  • dokumenty wewnątrz unijne,
  • uproszczona obsługa importu,
  • możliwość wystawiania częściowych Faktur, co pozwala na częściowe wydawanie i fakturowanie towarów i usług,
  • obrót opakowaniami kaucjonowanymi z możliwością fakturowania opakowań niezwróconych w terminie,
  • atrybuty transakcji – możliwość opisania każdego dokumentu/transakcji dowolną ilością dodatkowych cech,
  • możliwość tworzenia dokumentu RO do FPF z formularza. Dzięki czemu możliwe jest
    kontrolowanie stanu rezerwacji w przypadku wystawiania FA i WZ częściowych,
  • zestawienia według atrybutów transakcji oraz atrybutów towarów,
  • zestawienia obrazujące ruchy towaru na magazynie,
  • historia transakcji towaru oraz kontrahenta,
  • kontrola płatności przeterminowanych, blokada sprzedaży poniżej limitu kredytu,
  • kontrola stanów minimalnych i maksymalnych, generowanie zamówień na brakujące towary,
  • sprzedaż dedykowana
    – w jednym oknie widoczne najważniejsze informacje o kliencie i wszystkich transakcjach z nim przeprowadzonych,
  • współpraca z e-sklepem.

Handel Plus
Rozszerzony moduł Comarch ERP Optima Handel Plus. W porównaniu z wersją standardową zawiera dodatkowo możliwość:

  • przyjęcia i ocechowania konkretnych partii dostawy,
  • wydania towaru ze wskazaniem na dostawy.

Te dwie innowacyjne funkcje to narzędzia dla firm, w których kluczowe znaczenie odgrywa możliwość prowadzenia obrotu towarami w oparciu o konkretne partie zróżnicowane pod względem opisujących je cech. Użytkownik sam decyduje, jak wprowadzić towar na magazyn, aby w jak najbardziej przejrzysty dla siebie sposób móc go potem rozchodować. Stworzono mechanizm podziału wprowadzanych dostaw na konkretne partie w jednoznaczny i precyzyjny sposób opisane za pomocą cech. W zależności od potrzeb możliwe jest zdefiniowanie aż do dziesięciu atrybutów dla danej partii. Dodatkowo znacznik obowiązkowości opcjonalnie definiowany podczas tworzenia cech zapewnia pełną kontrolę ze strony programu – blokowana jest możliwość zatwierdzenia dostawy w przypadku braku cech obowiązkowych dla danej partii.

Rozbudowany i płynny mechanizm tworzenia ocechowanych partii dostaw to znaczne usprawnienie i zwiększenie wydajności pracy. Szczegółowy opis partii pozwala przy wydawaniu wyszukiwać i wprowadzać na dany dokument żądany produkt o konkretnych cechach. Użytkownik sam decyduje, z którego przyjęcia lub którą sztukę o zdefiniowanych cechach chce wydać z magazynu. Zapewnia to pełną kontrolę i świadomy wybór konkretnych zasobów podczas prowadzenia obrotu towarami.

Handel w internecie

Comarch ERP e-Sklep to narzędzie do prowadzenia sprzedaży internetowej

Oferowane jest w wersji stacjonarnej do instalacji na własnym serwerze oraz w wersji usługowej. Oprogramowanie w wersji usługowej w całości funkcjonuje w chmurze Comarch, oznacza to że dostępne jest z każdego miejsca i z każde go komputera oraz urządzenia mobilnego. Wystarczy dostęp do Internetu oraz przeglądarka internetowa. Wszystkie dane przechowywane są na zabezpieczonych serwerach Comarch Data Center.

Sklep internetowy Comarch jest przykładem wykorzystania Comarch ERP e-sklep

Integracja z Comarch ERP pozwala w szybki sposób eksportować towary do sklepu, sprawnie zarządzać stanami magazynowymi, oraz sprawnie obsługiwać zamówienia. Jest to jedyne oprogramowanie sklepu internetowego w pełni zintegrowane z popularnymi na rynku systemami Comarch ERP. Dzięki temu sprzedaż jest łatwiejsza i automatyczna.

Oprogramowanie Comarch ERP e-Sklep ze względu na pełną synchronizację z systemami Comarch ERP pozwalającą na znaczną automatyzację sprzedaży przez Internet jest chętnie wybierane przez naszych Klientów. Zaufało nam już ponad 600 polskich firm i ciągle zamawiane są kolejne sklepy

Serwis

Moduł Comarch ERP Optima Serwis dedykowany jest dla firm zajmujących się działalnością serwisową. Umożliwia rejestrację zdarzeń dotyczących zleceń serwisowych oraz planowanie pracy serwisantów. Potrzeby firmy w zakresie usług serwisowych zależą zarówno od jej wielkości, jak i specyfiki działania.

Tak więc, w zależności od przedsiębiorstwa, w module Serwis można:

  • prowadzić kartoteki urządzeń serwisowanych (w podziale na rodzaje),
  • swobodnie opisywać urządzenia serwisowane cechami (atrybutami), w tym również obowiązkowymi (np. wymagane jest podanie numeru seryjnego),
  • rejestrować wszystkie przyjmowane w firmie zlecenia serwisowe (zrealizowane i „w toku”) i opisywać cechami,
  • fakturować wykonane czynności oraz użyte części za pomocą jednej usługi,
  • harmonogramować zadania i rejestrować wykonane czynności (zlecenia są albo od razu przydzielane konkretnemu serwisantowi, albo trafiają do kolejki zgłoszeń oczekujących skąd serwisanci pobierają je dla siebie – w zależności od zasad obsługi serwisu w danej firmie),
  • szybko wyszukiwać zlecenia i zadania przeterminowane lub na dziś,
  • rejestrować historię realizacji napraw (wraz z rejestracją czasu trwania) oraz wykorzystanych części,
  • bezpośrednio z poziomu zlecenia wystawić fakturę/paragon na wykonaną usługę (wymagany moduł Faktury),
  • pojawiła się możliwość częściowego fakturowania usług,
  • w przypadku zleceń związanych z wyjazdem do Klienta istnieje możliwość zarezerwowania czasu w terminarzu.

Dużą zaletą modułu Comarch ERP Optima Serwis jest możliwość współpracy z modułem Comarch ERP Optima Faktury (w zakresie wystawiania faktur) oraz z modułem magazynowym Comarch ERP Optima Handel (w zakresie pobierania części z magazynu). Jednak moduły te nie są wymagane do funkcjonowania modułu serwisowego (jeżeli Użytkownik nie posiada modułów handlowo – magazynowych, to funkcje przekształceń do dokumentów handlowych i magazynowych nie będą dostępne). Użytkownicy, którzy posiadają moduł Comarch ERP Optima Analizy, mają możliwość raportowania informacji gromadzonych w module programu Comarch ERP Optima Serwis.

Dostępne są następujące zestawienia:

  • analiza czynności według serwisantów,
  • analiza czynności według kontrahentów,
  • analiza wartości zleceń według serwisantów,
  • wykonane czynności w zadanym okresie,
  • najczęściej pobierane części,
  • raport brakujących części,
  • najczęściej wykonane czynności.

Łatwo wprowadzaj zgłoszenia
W celu stworzenia formularza zgłoszenia usługi serwisowej stworzono pięć zakładek, dzięki którym łatwo filtrować i kontrolować zlecenie:

  • Ogólne – zawiera wszystkie informacje ogólne dotyczące zlecenia,
  • Kontrahent – na zakładce Użytkownik może wprowadzić kontrahenta i odbiorcę,
  • Czynności – na zakładce Użytkownik może określić czynności do wykonania dla danego zlecenia serwisowego lub wprowadzić notatki,
  • Części – zawiera informacje o wykorzystanych częściach; z poziomu tej zakładki Użytkownik może pobierać części potrzebne do realizacji zlecenia dokumentem MM lub utworzyć zamówienie u dostawcy na wskazane części,
  • Atrybuty – zawiera informacje o atrybutach przypiętych do zlecenia, za pomocą których można wpisać charakterystyczne cechy danego zlecenia (numer seryjny, dane techniczne samochodu itp.),
  • Dokumenty – zawiera listę związanych ze zleceniem dokumentów.

Wybierz sposób realizacji
Każda czynność, jaką należy wykonać w związku z realizacją zlecenia, może być przypisana do innego operatora. Użytkownik może określić sposób, w jaki ma być realizowana przez serwisanta dana czynność. Do wyboru są trzy opcje:

  • niezależna – czynność, która może być zrealizowana w dowolnym momencie w
    trakcie realizacji zlecenia,
  • po wykonaniu poprzedniej – czynność, która może być zrealizowana dopiero, gdy czynność poprzedzająca ją na liście zostanie wykonana,
  • według terminu – czynność, która może być zrealizowana w podanym terminie.

Terminarz
W przypadku czynności wykonywanych w podanym terminie istnieje możliwość zarezerwowania czasu w terminarzu konkretnego operatora. Operatorzy mogą również
filtrować na liście zlecenia, na których mają przypisane do realizacji czynności.

Kosztorysowanie
Dla potrzeb kosztorysowania można wyliczyć wartość netto i brutto czynności (usług) oraz części wpisanych na danym zleceniu.

Wraz z zamykaniem zlecenia Użytkownik ma możliwość tworzenia dokumentów handlowo – magazynowych.

Ogólnie fakturowanie zlecenia polega na tworzeniu:

  • dokumentu RW na części nie podlegające fakturowaniu,
  • dokumentu WZ na części podlegające fakturowaniu,
  • dokumentu FA/PA, zawierającego części z dokumentu WZ oraz wszystkie usługi cennikowe z zakładki czynności,
  • dokumentu FA na jedną usługę, gdzie części widniejące na fakturze w postaci usługi są rozchodowane przy pomocy RW.

CRM

Duża konkurencyjność na rynku MSP wymaga od przedsiębiorców wysokiej jakości obsługi klientów, szybkiego kojarzenia zdarzeń i gromadzenia informacji na temat otoczenia. Planowanie kontaktów, ewidencjonowanie przeprowadzonych spotkań, rozmów telefonicznych oraz przydzielanie zadań pracownikom – to czynności konieczne, aby właściwie zarządzać kontaktami z klientami.

Nowy moduł CRM Plus zawiera mechanizm windykacji należności, opierający się na automatycznym wysyłaniu wiadomości e-mail informujących kontrahentów o nieuregulowanych płatnościach, tworzeniu kontaktów/ zadań CRM związanych z takimi kontrahentami, generowaniu i wysyłaniu poprzez e-mail Ponagleń zapłaty, blokowaniu sprzedaży. Etapy procesu windykacyjnego można definiować elastycznie względem poszczególnych kontrahentów.

Potrzeby w zakresie CRM zależą od wielkości firmy, jak i specyfiki jej działania, dlatego moduł Comarch ERP Optima CRM obejmuje procesy o różnym zaawansowaniu:

  • rejestrację kontaktów z klientami w najprostszej postaci (klient, data, rozmawiający, opis przebiegu rozmowy, czas rozmowy, itd.),
  • harmonogramowanie zadań i rejestracja wykonanych czynności (opiekun zadania, termin realizacji zadania, priorytet, procent wykonania zadania, itd.),
  • ustalanie procedur obsługi klienta (stosowane np. przez biura rachunkowe),
  • faktury cykliczne – automatyczne generowanie wielu faktur dla wielu podmiotów,
  • obsługę firmowe skrzynki poczty elektronicznej
  • przygotowanie oraz obsługę ofert handlowych

Rejestracja klientów i zadań
Moduł CRM umożliwia przypisywanie zadań, które powinny być wykonane, w ramach konkretnych kontaktów. Zadania mogą być podzielone na główne oraz powiązane z nim zadania szczegółowe. Zintegrowanie z pozostałymi modułami umożliwia kojarzenie z kontaktem lub zadaniem innych dokumentów oraz plików zarejestrowanych w systemie.

Przydzielanie opiekuna do zadania
Każdy kontakt/zadanie może mieć opiekuna/pracownika odpowiedzialnego. Funkcjonalność ta umożliwia szybkie rozdysponowanie pracy pomiędzy pracowników. Dodatkowo pracownik może w szybki sposób wskazać procentowo stopień realizacji lub etap, na jakim znajdują się dane zadania.

Terminarz
Graficzny terminarz umożliwia wizualizację zadań z możliwością dodawania nowych, lub edycji widniejących w nim zadań. Operator programu widzi te zadania, które zostały do niego przypisane. Terminarz może być wykorzystywany również przez przełożonego, który będzie miał możliwość kontroli czasu pracy pracowników, sprawdzenia postępu realizacji, modyfikacji czy też dodania nowych zadań.

Faktury cykliczne
Funkcjonalność ta daje możliwość stworzenia schematów faktur cyklicznych, na podstawie których będą generowane faktury w module Handlowym, dla wielu podmiotów jednocześnie.Moduł umożliwia wyznaczenie dla każdego podmiotu indywidualnych ilości i cen, jakie mają znaleźć się na poszczególnych fakturach.

Skrzynka pocztowa
Skrzynka pocztowa umożliwia wysyłanie i odbieranie e-maili za pomocą konta zdefiniowanego w Comarch ERP Optima. Funkcjonalność ta może być wykorzystywana na przykład do seryjnego wysyłania wydruków faktur, ponagleń zapłaty, potwierdzeń sald, not odsetkowych, deklaracji pracowniczych czy kwitków wypłat. Możliwe jest zdefiniowanie wzorca podpisu jaki ma się pojawiać na formularzu wiadomości e-mail, można również tworzyć wzorce szablonów wiadomości e-mail. Użytkownik ma
możliwość seryjnego wysłania faktur dla różnych kontrahentów jednym e-mailem (np. w przypadku faktur abonamentowych wysyłanych do różnych kontrahentów) – utworzy się jeden formularz e-mail, ale wiadomości zostaną automatycznie wysłane do różnych odbiorców. Wysyłane wiadomości są zapisywane w skrzynce pocztowej w odpowiednich folderach.

Ofertowanie
W module CRM możliwe jest tworzenie ofert handlowych. Oferta Handlowa to propozycja sprzedaży towarów albo usług, która określa istotne warunki przyszłej umowy kupna – sprzedaży. Na dokumencie oferty handlowej, dla potencjalnego klienta ważne są referencje, informacje o firmie oraz produkcie, który oferujemy do sprzedaży, cena tego produktu, promocje. Oferta powinna być jasna, estetyczna, musi przyciągać uwagę oraz zawierać najbardziej potrzebne informacje.

W ofertowaniu operator może wystawić jedną Ofertę Handlową dla jednego kontrahenta albo jedną Ofertę Handlową dla wielu kontrahentów równocześnie. Taki dokument zostanie zapisany w programie na liście dokumentów ofertowych. Utworzoną Ofertę Handlową, operator będzie mógł wydrukować wykorzystując je
den ze zdefiniowanych w programie szablonów ofertowych, albo wykorzystując własny (zdefiniowany przez siebie) szablon dokumentu ofertowego.

Zapisaną Ofertę Handlową można wydrukować, a także wysłać do kontrahentów drogą mailową. Jeżeli któryś z kontrahentów zdecyduje się na skorzystanie z otrzymanej oferty, to wystawioną wcześniej ofertę będzie można przekształcić do dokumentu Faktury Pro Forma lub Faktury Sprzedaży. Za pomocą ofertowania w Comarch ERP Optima można obsłużyć dwa podstawowe scenariusze handlowe:

  • Generowanie oferty dla pojedynczego Klienta
    – ta funkcjonalność jest wykorzystywana w sytuacji, gdy do firmy przychodzi Klient i prosi o wycenę towaru, który planuje kupić (takie sytuacje mają często miejsce w
    branży budowlanej np. przy zakupie okien). W programie zostanie utworzony jeden dokument Oferty Handlowej dla jednego Klienta.
  • Seryjne generowanie oferty dla wybranych kontrahentów – ta funkcjonalność jest wykorzystywana, gdy firma decyduje się na promocję swoich towarów dla wielu Kontrahentów równocześnie. W programie zostanie utworzony jeden dokument Oferty Handlowej dla wielu kontrahentów. Wybór Comarch ERP Optima CRM to:
    • Słały wgląd w dokumentację i pliki powiązane z danym kontaktem lub zadaniem,dzięki pełnej integracji z pozostałymi modułami programu Comarch ERP Optima,
    • Szybkie i łatwe filtrowanie i analizowanie poszczególnych wątków różnychkontaktów, poprzez powiązanie ze sobą kontaktów i zadań w jednym temacie,
    • Bieżąca kontrola stopnia realizacji zadania, lub zaplanowanych kontaktów,
    • Czytelny podgląd zaplanowanych zadań w terminarzu, co ułatwia zorganizowanie pracy na dany dzień, tydzień czy nawet miesiąc,
    • Możliwość tworzenia alertów przypominających o zbliżającym się terminie wykonania zadania lub kontaktu z klientem (bezpłatny dodatek Przypominacz), odciąży Twoją pamięć z wielu dat i godzin, dzięki czemu nigdy się nie spóźnisz z realizacją,
    • Faktury cykliczne, dzięki którym unikniesz wielu błędów i znacznie przyspieszysz pracę, podczas wystawiania cyklicznych faktur dla wielu kontrahentów.

Księgowość kadry i płace

Obsługa działu kadrowo – płacowego wymaga stałej aktualizacji wewnętrznych przepisów dostosowanych do zmieniającego się prawa. Przeprowadzana samodzielnie jest uciążliwa i wymaga spędzenia wielu godzin nad zmianami w użytkowanym oprogramowaniu. Sytuacja taka nie ma miejsca w systemie Comarch ERP Optima.

Dzięki regularnym aktualizacjom, przygotowywanym przez ekspertów Comarch SA, uwzględniającym wszelkie zmiany w prawie, moduł Płace i Kadry zapewnia nam błyskawiczną reakcję na zmieniające się wymogi, odciążając pracowników działu kadrowo – płacowego. Daje to pewność firmie, a pracownikom bezpieczeństwo, że jej działania w stosunku do nich zawsze będą zgodne z prawem.

Moduł Płace i Kadry został zaprojektowany tak, aby zapewniał pracodawcy maksymalną elastyczność obsługi pracownika (np. wiele form zatrudnienia), natomiast pracownikowi gwarantuje rzetelne prowadzenie jego zatrudnienia (jasne i przejrzyste warunki zatrudnienia widoczne na karcie pracownika).

Moduł Płace i Kadry składa się z siedmiu działów:

  • Struktura organizacyjna – pozwala na stworzenie kompletnej struktury organizacyjnej przedstawiającej obraz poszczególnych jednostek funkcjonujących w firmie (wydziałów, lokalizacji, projektów), z przypisaniem ich do centrum kosztowego (zsynchronizowanego z systemem Comarch ERP XL),
  • Kadry – zawierają dane personalne pracowników lub zleceniobiorców, dane o członkach ich rodziny, zasady wynagradzania (wynagrodz
    enie w stawce godzinowej lub miesięcznej, dodatki, akordy, zawarte umowy cywilnoprawne, indywidualne ustawienia obowiązkowych i dobrowolnych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz dane podatkowe: progi, koszty uzyskania, ulga podatkowa) – wszelkie zapamiętywane w danych kadrowych pracownika zmiany tworzą historię jego etatu, w części kadrowej istnieje również możliwość naliczenia deklaracji zgłoszeniowych ZUS oraz deklaracji podatkowych dla pracowników,
  • Wypłaty pracowników – udostępnia funkcje pozwalające na łatwe tworzenie wypłaty dla jednego bądź grupy pracowników, wliczając dodatki, akordy; umożliwia podgląd umów zawartych z pracownikiem, jego planu pracy, czasu faktycznie przepracowanego oraz nieobecności,
  • Listy płac – służy definiowaniu dokumentów typu listy płac, pozwala na ustalenie okresu, za jaki naliczane będą wypłaty, daty wypłaty, a tym samym miesiąca deklaracji PIT i ZUS,
  • Kasy zapomogowo – pożyczkowe – moduł Płace i Kadry Plus) umożliwia prowadzenie listy członków kas zapomogowo – pożyczkowych, ewidencję i raportowanie udzielanych pożyczek i wszelkich potrąceń związanych z PKZP
  • Deklaracje – udostępnia i znacznie ułatwia możliwość generowania formularzy
    – PIT
    – 4R, PIT
    – 8AR,
    deklaracji rozliczeniowych ZUS dla pracowników oraz właścicieli, deklaracji rocznej ZUS IWA, deklaracji dla PFRON (Wn-D wraz z załącznikami); z
    poziomu Deklaracji istnieje również możliwość seryjnego wysyłania deklaracji podatkowych dla pracowników (PIT-11, PIT-40) do systemu e-Deklaracje,
  • Słowniki
    – zawierają modyfikowane przez Użytkownika słownikowe listy stanowisk i funkcji, kody zawodów, kwalifikacje, przyczyny zwolnienia i inne.

Moduł jest w pełni zintegrowany z najnowszą wersją programu Płatnik, przez co zapewnia wszystkie rozliczenia z ZUS. Moduł podstawowy (Płace i Kadry) umożliwia m. in.:

  • zgodne z przepisami rozliczanie różnorodnych nieobecności, m.in. zwolnień lekarskich, urlopów,
  • kontrolę stopnia wykorzystania limitów nieobecności przez pracownika,
  • definiowanie niestandardowych składników wypłat, nieobecności oraz limitów nieobecności,
  • modyfikację danych podatkowych: progów, kosztów uzyskania, ulg podatkowych,
  • zaniechania podatku,
  • wysyłanie deklaracji podatkowych do systemu e-Deklaracje
  • export/import danych kadrowych pracowników i informacji o ich czasie pracy do i z arkusza kalkulacyjnego (MS Office Excel lub Open Office Calc),
  • odnotowywanie czasu pracy na trzy sposoby (w tym metoda uproszczona – wpisywanie sumarycznie czasu pracy za cały miesiąc),
  • rozliczanie wszystkich typów umów cywilno-prawnych, w tym zawieranych z cudzoziemcami,
  • eksport oraz import umów zleceń do arkusza kalkulacyjnego,
  • wyliczanie wynagrodzenia akordowego,
  • obsługę udzielanych na poczet wynagrodzeń zaliczek opodatkowanych (brutto) i nieopodatkowanych (netto), podział pożyczek na ratę kapitałową oraz odsetki z możliwością oddzielnego księgowania,
  • seryjne wypłacanie dla zaznaczonych pracowników wybranego dodatku na liście dodatkowych wypłat,
  • powiązanie dodatków i umów cywilnoprawnych z listami płac, dzięki czemu będą naliczały się automatycznie na wskazanych listach,
  • podział wynagrodzenia osiągniętego przez pracownika na wypłatę gotówkową i przelew na konto bankowe,
  • korekty do zaksięgowanych list płac, z możliwością zachowania w programie wypłatnaliczonych w pierwotnej postaci,
  • naliczanie i wydruk deklaracji podatkowych zgodnych z obowiązującymi wzorami formularzy,
  • sporządzanie deklaracji dla PFRON, (Wn-D wraz z załącznikami),
  • wyliczanie składek ZUS i deklaracji dla właścicieli,
  • tworzenie i przesyłanie do Płatnika formularzy zgłoszeniowych oraz deklaracjirozliczeniowych ZUS dla pracowników i właścicieli wraz z wymaganymi załącznikami,
  • możliwość zaimportowania danych pracowników z programu Płatnik, co jest dużym ułatwieniem przy rozpoczynaniu pracy z Comarch OPT!MA, niezależnie od tego, z jakiego oprogramowania Użytkownik korzystał wcześniej,


Moduł rozszerzony Płace i Kadry Plus zawiera dodatkowo:

  • obsługę firm mających rozbudowaną strukturę organizacyjną (drzewiasta struktura wydziałów),
  • ścisłe powiązanie listy płac z wybranym wydziałem (domyślne filtrowanie pracowników z listy płac uwzględniające wydział oraz symbol wydziału użyty w numeracji),
  • skomplikowane systemy wynagrodzeń dla wypłat liczonych według trzynastu algorytmów,
  • konstruowanie rozbudowanych wzorów wyliczających dodatki – zastosowanie dowolnej liczby wzorców płacowych, stałych okresowych, operatorów matematycznych, współczynników liczbowych, funkcji warunkowych, funkcji odwołujących się do czasu pracy, nieobecności, indywidualnie przypisanych pracownikom atrybutów,
  • automatyczne okresowe naliczanie składników wynagrodzenia oraz rozliczanie nadgodzin – kontrola częstotliwości wypłacania składników wynagrodzenia należnych rzadziej niż co miesiąc, takich jak premie kwartalne czy trzynastki; dowolne ustalanie długości okresu rozliczeniowego nadgodzin (liczby miesięcy) dla poszczególnych grup zatrudnionych,
  • możliwość importu informacji o czasie przepracowanym rejestrowanych za pomocą czytników RCP,
  • odnotowanie w kalendarzu obecności pracownika do sześciu wejść/wyjść w obrębie doby (wersja podstawowa Płace i Kadry PK umożliwia rejestrację tylko jednego wejścia/wyjścia),
  • definiowanie stref dla kalendarzy – jakościowe zróżnicowanie czasu pracy mające odzwierciedlenie również podczas naliczania wynagrodzenia,
  • opis analityczny – bardzo szczegółowy opis listy płac tworzony automatycznie w oparciu o predefiniowane w kadrach schematy, z możliwości dodatkowej edycji w elementach wypłaty; umożliwia predekretowanie kosztów wynagrodzeń według różnych kryteriów,
  • możliwość wykorzystania opisu analitycznego w schematach księgowych modułu Księga Handlowa Optima oraz w module Controlling systemu Comarch ERP XL,
  • atrybuty, czyli cechy, za pomocą których można opisywać pracowników,
    wprowadzając dowolna liczbę dodatkowych informacji; możliwość opisania pracownika dowolnymi niestandardowymi atrybutami (cechami ) i zastosowanie ich
    przy definiowaniu składników wynagrodzenia pozwala na odpowiednie sparametryzowanie naliczania wynagrodzeń i ułatwia konfigurowanie płac – wprowadzenie atrybutów zwiększa dodatkowo możliwości systemu w zakresie raportowania i filtrowania pracowników,
  • pełna obsługa kas zapomogowo-pożyczkowych: przynależność do PKZP, rejestracja składek (wkładów), przydzielanie zapomóg, udzielanie pożyczek z tworzeniem harmonogramów spłat, raportowanie,
  • zastosowanie szeregu operacji seryjnych dotyczących danych kadrowych i płacowych, m.in.:
    • możliwość seryjnego modyfikowania pól na kartotekach wybranych pracowników, np. stawki zaszeregowania, wymiaru etatu, kodu ubezpieczenia,
    • seryjne przypisanie i modyfikacja związanych z etatem dodatków dla zaznaczonych pracowników
    • seryjne dodawanie akordów wybranym pracownikom,
    • seryjne wyliczanie limitów urlopowych i seryjna rejestracja nieobecności,

Comarch ERP Optima Płace i Kadry można zintegrować również z systemem Comarch CDN XL, korzystając z dodatkowego modułu synchronizacji. To potrzeba klienta decyduje o tym, jakie funkcjonalności programu będzie wykorzystywał w swojej pracy. W każdym momencie możliwe jest rozszerzenie instalacji z modułu Płace i Kadry do Płace i Kadry Plus. Moduły te charakteryzują się przede wszystkim: prostą obsługą, przejrzystością informacji, możliwością szybkiego dostosowywania się do zmieniających się przepisów oraz stabilną pozycją na rynku.


Z modułem Kadry i Płace firma zyskuje:

  • możliwość zawierania umów z pracownikiem na dowolnie wybraną formę zatrudnienia,
  • łatwość prowadzenia przejrzystej ewidencji pracowników zatrudnionych na kilku etatach,
  • pełną kontrolę nadgodzin pracowników, dzięki automatycznemu rozliczaniu nadgodzin,
  • bezproblemową współpracę z programem Płatnik oraz SOD – offline,
  • dużą elastyczność w definiowaniu i naliczaniu wynagrodzeń pracownikom, uwzględniających różnorodne dodatki płacowe,
  • oszczędność czasu dzięki funkcji seryjnego wprowadzania zmian na kartotekach pracowniczych, a także poprzez seryjne naliczanie deklaracji np. PIT – 11, PIT – 40,
  • dostępność wszelkich formularzy związanych z zatrudnieniem i zwolnieniem pracownika.

Dla biur rachunkowych

Moduł Biuro Rachunkowe dzięki możliwościom funkcjonalnym oraz własnemu interfejsowi staje się niezbędnym narzędziem w pracy każdego biura. Moduł ten stanowi panel wspierający codzienną pracę operatora w odniesieniu do wielu lub wszystkich obsługiwanych baz (Klientów). Biuro rachunkowe jest modułem w pełni zintegrowanym z programem Comarch ERP Optima, dzięki czemu dane wprowadzane do programu są na bieżąco synchronizowane, a operator może rozpocząć pracę w wybranej bazie Comarch ERP Optima bez konieczności dodatkowego logowania.


Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe umożliwia:

  • wykorzystanie indywidualnie definiowanych cech/atrybutów, za pomocą których można dokładnie opisać każdego kontrahenta, zgodnie z potrzebami biura,
  • wysłanie e-maila, wywołanie komunikatora typu Skype czy otwarcie strony internetowej Klienta – poprzez kliknięcie w wybrany atrybut,
  • sortowanie i grupowanie Klientów wg wybranych cech/atrybutów,
  • sprawdzenie etapów prac związanych z Klientami np. dostarczeniem czy zaksięgowaniem dokumentów,
  • integracji modułu Biuro Rachunkowe z modułem Obieg Dokumentów. Dzięki temu widoczne są wszystkie dokumenty wprowadzone w obu modułach. Użytkownik ma możliwość edytowania i usuwania już istniejących dokumentów oraz dodawania nowych,
  • wykonania operacji seryjnych jak np. obliczanie deklaracji, wydruki deklaracji, import dokumentów poprzez Internetowa Wymiana Dokumentów,
  • rejestrowanie oraz analizowanie czasu pracy poświęconego na obróbkę danych poszczególnych klientów,
  • przygotowania wielu analiz w kontekście wskazanych baz klientów,
  • wykonania czynności administracyjnych, takich jak kopie bezpieczeństwa i konwersje baz danych dla wybranych lub wszystkich baz danych Comarch ERP Optima,
  • eksport danych do arkusza kalkulacyjnego.

Moduł Biuro Rachunkowe usprawnia codzienną pracę. Analizy jakie można przygotować są bardzo pomocne zarówno w przygotowaniu informacji dla klienta, jak również w sprawdzaniu rentowności współpracy z danym klientem. Comarch ERP Optima w połączeniu z modułem Biuro Rachunkowe to doskonałe narzędzie pracy dla każdego biura.

Analiza i raportowanie

Nowy moduł Comarch ERP Optima Analizy Business Intelligence to intuicyjne narzędzie służące do budowania raportów i analiz na bazie informacji wprowadzonych do programu Comarch ERP Optima. Moduł Comarch ERP Optima Analizy BI jest obecnie jedynym na rynku narzędziem typu business intelligence przeznaczonym dla małych i średnich firm o tak intuicyjnym interfejsie i bogatej funkcjonalności. Rozwiązanie Comarch Optima Analizy BI jest źródłem wiedzy na temat każdego obszaru
funkcjonowania firmy. Integruje dane pochodzące z Comarch ERP Optima, pozwalając na ich przekrojowe analizy, tworzenie szczegółowych i dynamicznych raportów, w postaci tabelarycznej lub wykresów. Tego typu narzędzie może znacząco podnieść jakość pracy i jej wyniki właścicielom firm i pracownikom odpowiedzialnym za realizację poszczególnych zadań.

Dzięki modułowi można uzyskać informacje między innymi o:

  • stanie środków pieniężnych na poszczególnych rachunkach,
  • planowanych wydatkach/przychodach na wybrany rachunek/kasę według kategorii,
  • liście największych dłużników i wierzycieli firmy,
  • zestawieniu kosztów używania samochodów prywatnych według przejazdów,
  • zestawieniu wartości środków trwałych według grup lub kategorii,
  • sprzedaży według towarów lub kontrahentów,
  • liście najlepiej sprzedawanych towarów,
  • rozkładzie w czasie planowanych dostaw towarów,
  • wskaźnikach magazynowych,
  • kosztach rodzajowych wynagrodzeń w zadanym okresie czasu,
  • czasie i kosztach kontaktów według kontrahentów,
  • najczęściej używanych częściach serwisowych,
  • oraz wielu innych.

Obieg Dokumentów
Sprawny i funkcjonalny system obiegu dokumentów to wartość firmy często przez nią niedoceniana. Lawina dokumentów do opanowania w każdej firmie wymaga stworzenia mechanizmów, które będą między innymi segregowały, katalogowały czy też przydzielały określone dokumenty pracownikom za nie odpowiedzialnym. Szybkie podejmowanie decyzji nierzadko wymaga poparcia odpowiednim dokumentem, który jeśli zginie w gąszczu wszystkich dokumentów firmy, przy jednoczesnym braku osoby za niego odpowiedzialnej, jest niemożliwe lub w najlepszym wypadku spowolnione. Uniknięcie takich niekorzystnych dla firmy zdarzeń jest możliwe
dzięki modułowi Obieg Dokumentów. Moduł Obieg Dokumentów pozwala zapanować nad wszystkimi dokumentami tworzonymi w programie Comarch ERP Optima. Poza ich gromadzeniem, katalogowaniem oraz rozdysponowaniem, umożliwia definiowanie procesów, jakim podlegają dokumenty. Dzięki procedurom obiegu dokumentów każda sprawa realizowana jest w zaplanowany, usystematyzowany i właściwy dla firmy sposób. Centralnym miejscem w module jest Biblioteka Dokumentów , gdzie Użytkownik ma możliwość wprowadzania dokumentów, załącza nie skanów, plików oraz ich opisywanie w dowolny sposób. Wprowadzanie skanów dokumentu może odbywać się w trakcie wprowadzania dokumentu do modułu, minimalizując ilość operacji, jakie trzeba wykonać z danym dokumentem.

Dokumenty (w dowolnym formacie) gromadzone w bibliotece można swobodnie grupować w tworzonych katalogach. Informacje o dokumentach gromadzone są w postaci formularzy, na których znajdą się m.in. informacje, takie jak: typ dokumentu, jego tytuł, czego dotyczy, data wprowadzenia, status, operator odpowiedzialny za dokument. Dodatkowo istnieje możliwość opisywania dokumentu poprzez definiowalne atrybuty.

Każdy dokument zapisany w bibliotece może być powiązany z różnymi podmiotami oraz dowolną ilością dokumentów (głównie handlowych), wystawianych w systemie Comarch ERP Optima. Powiązanie z transakcjami działa również w drugą stronę – jedną transakcję zarejestrowaną w programie można połączyć z dowolną ilością dokumentów zgromadzonych w bibliotece dokumentów.

Moduł Obieg Dokumentów posiada bardzo szeroki zakres definiowania uprawnień dostępu do dokumentów. Dla każdego pracownika mającego dostęp do modułu można określić, do której grupy dokumentów ma dostęp oraz w jakim zakresie: czy powinien posiadać wgląd w dokumenty, możliwość zmiany, czy też może edytować tylko dokumenty wprowadzone wyłącznie przez siebie. Główną zaletą nadawania uprawnień do obsługi dokumentów jest wyznaczenie odpowiedzialności pracownika za dany dokument, co przyspiesza obieg informacji w firmie.

Definiuj procesy obiegu dokumentów
Każdy dokument wprowadzany w Bibliotece Dokumentów może mieć własną ścieżkę, według której jest obsługiwany. Schematy procesów umożliwiają definiowanie takich ścieżek. Ich efektem jest możliwość kontroli przepływu dokumentu w firmie – na tej podstawie wiadomo, kto aktualnie pracuje z danym dokumentem oraz jaka była historia jego przekazywania pomiędzy kolejnymi osobami (operatorami).

Schemat procesu składa się z poszczególnych etapów. Dla każdego etapu istnieje ściśle określona grupa operatorów, którzy mogą go wykonać. Budowa schematu polega na wskazaniu relacji (powiązań) pomiędzy poszczególnymi etapami. Wprowadzając dokument do biblioteki operator może wybrać, według którego schematu (ścieżki) będzie „obsługiwany” dany dokument. A obsługa dokumentu polega na przekazywaniu do kolejnych etapów procesu i wskazaniu, który operator spośród uprawnionych, dany etap ma wykonać. Każd y operator w programie ma własna skrzynkę, w której zbierane są informacje o tym, jakie etapy powinien aktualnie wykonać. Istnieje również możliwość, by czas na ich wykonanie rezerwowany był w terminarzu, a operator otrzymywał we właściwym momencie przypomnienie o zbliżającym się terminie.

W programie dokumenty mogą być zapisywane w dwóch miejscach: w bazie firmy lub też w bazie konfiguracyjnej. W pierwszym przypadku dokumenty będą dostępne tylko i wyłącznie po zalogowaniu się do konkretnej bazy, w drugim zaś będą widoczne dla wszystkich firm. Mato znaczenie w przypadku, gdy na jednym systemie prowadzona jest działalność więcej niż jednej firmy. Funkcja zapisu w bazie konfiguracyjnej może być przydatna również w przypadku biur rachunkowych, gdzie każdy Klient ma oddzielną bazę danych (i tam są gromadzone związane z nim dokumenty), a dodatkowo są dokumenty dotyczące pracy biura (które powinny być dostępne niezależnie od tego, na jakiej bazie firmowej pracuje aktualnie
operator).