Kastomizacja Programów CDN
Model Integracji Logistycznych Systemów Informatycznych
Zarządzanie firmami, których działanie ukierunkowane jest na operacje magazynowo – spedycyjne w coraz większym stopniu uzależnione jest od prawidłowego planowania tych działań w systemach informatycznych. Szczególnie przy jednoczesnym zarządzaniu wielu operacji mających swoje źródło w różnych obszarach organizacji, systemy informatyczne wspierają kolejne procesy, zapewniając ich prawidłowość, ciągłość oraz zgodność ze wszystkimi wpływającymi czynnikami. Właściwość łączenia ze sobą różnych systemów informatycznych opiera się na budowie prawidłowej współzależności obsługiwanych funkcjonalności. Integracja systemów informatycznych skupia się na koordynacji realizacji zadań, dzięki której, kolejne następujące po sobie działania są ze sobą bezpośrednio powiązane. Cały zarejestrowany proces może być na bieżąco sterowany, a w czasie późniejszym na podstawie historycznych danych analizowany.
Zadaniem zintegrowanych systemów informatycznych w procesach transportowych jest wpieranie zarządzania w zakresie transportu spedycyjnego, jak również wewnętrznego. Taki system musi stawiać sobie za cel odpowiednie odzwierciedlenie rzeczywistych procesów w rejestrowanych zdarzeniach. W efekcie mamy do czynienia z modelowaniem realizowanych w firmie zadań do postaci sformalizowanych i relacyjnie powiązanych ze sobą dokumentów systemowych.
Ustalenie odpowiedniego dla firmy modelu nie jest zadaniem prostym. Wpływa na niego wiele czynników, wśród których szczególnie należałoby wymienić:
- operacyjny zakres działań przedsiębiorstwa,
- możliwość i potrzebę podziału całego procesu na jednostkowe podprocesy,
- wymóg kontroli zależności pojedynczych zdarzeń w procesie na odpowiadające im koszty,
- koszt wdrożenia i obsługi systemu.
Na rynku polskim jest dostępnych wiele systemów informatycznych, które tylko po części spełniają oczekiwania systemów zintegrowanych z obszaru firm branży magazynowo - transportowych. Znacznym ograniczeniem ich funkcjonalności jest to, iż logistyka i spedycja reprezentowana jest przez firmy, które skupiają swoje działania w różnym zakresie i elementach. W praktyce funkcjonalności jednego systemu rzadko pozwalają na jednoczesne pokrycie wszystkich szczególnych potrzeb.
Dobrym rozwiązaniem staje się wybór takich systemów, które w optymalny sposób pozwolą zrealizować postawione przed nimi cele. W praktyce jeżeli brakuje na rynku gotowych rozwiązań zapewniających obsługę wszystkich wymaganych procesów dobrze jest zwrócić uwagę, które systemy wykonane przez różnych producentów udaje się integrować i jakie efekty można z tego osiągnąć.
W przypadku branży transportowej ciekawym połączeniem dwóch systemów jest ścisła integracja najbardziej popularnego obecnie na rynku systemu ERP, produktu CDN XL firmy Comarch ze specjalistycznym rozwiązaniem do obsługi spedycyjnej firmy PasCom systemami Flota i Transport. Celem budowy wzajemnie współpracującego systemu jest wykorzystanie właściwości obydwu systemów, przy jednoczesnej możliwości dostosowania i rozbudowy każdej z nich niezależnie.
Integracja systemów następuje w bazodanowej warstwie struktur obydwu systemów. Przy zachowaniu niezależności systemów gwarantują one pełną, obustronnie realizowaną wymianę danych oraz dokumentów. Zamysłem i realizacją twórców integracji jest zapewnienie jednoznaczności danych podstawowych obydwu systemów, przy jednoczesnej możliwości powiązań dokumentów rejestrowanych w jednym i drugim systemie.
Ze strony systemu ERP rejestrowane są zatem wszystkie procesy związane z planowaniem sprzedaży oraz realizacją zamówień zakupów. Ponadto system pozwala na zaawansowaną obsługę magazynu, z zarządzaniem wewnętrznych funkcji magazynowych i obsługą wysokiego składu. Wszystkie księgowania dokonywane w zakresie tego systemu bezpośrednio tworzą zapisy księgowe oparte na wbudowanym w ten system kompletnym module finansowym.
W zakresie systemu spedycyjnego obsługiwane są wszystkie procesy związane z zarządzaniem floty pojazdów, ich serwisów, wyposażenia pojazdów, kartotekami kierowców oraz ich harmonogramem pracy. Z punktu widzenia rozliczenia kosztów system rejestruje faktury kosztowe oraz obsługuje karty paliwowe. Pozwala to na bezpośrednią analizę kosztów wynikającą z użytkowania poszczególnych pojazdów oraz kierowców w trakcie rozliczania kolejnych kart drogowych.
Integracja obydwu systemów polega na korzystaniu ze wspólnej bazy kontrahentów, towarów, wspólnych rejestrów dokumentów. Ponadto system spedycyjny po zaimportowaniu faktur kosztowych, dokumentów serwisowych, rozliczeniu kart drogowych związanych z procesami spedycyjnymi generuje odpowiednie księgowania dokumentów w module finansowym systemu ERP. Tym samym w module finansowym otrzymujemy jednorodny spójny obraz rachunku wyniku z podziałem na poszczególne rzeczywiste MPK (Miejsca Powstawania Kosztów).
W zakresie integracji procesów biznesowych obu systemów wspólnym dokumentem pozwalającym łączyć transakcję rejestrowaną w systemie ERP z planowaniem spedycji stanowi Zlecenie Transportowe.
Zlecenie transportowe jako dokument stanowi odzwierciedlenie zlecenia sprzedaży, w ramach którego całość lub określona część towarów ma podlegać załadunkowi i przewiezieniu do Klienta. Na podstawie tegoż samego dokumentu system spedycyjny planuje jakim samochodem, jaką trasą oraz jakie inne zlecenia transportowe powinny zostać pobrane w ramach tego samego kursu, aby przychody i koszty wynikające z transportu w efekcie generowały optymalny dla firmy zysk.
Zastosowanie w integracji dwóch skalowanych systemów pozwala na odpowiednie wykorzystywanie w każdym z nich tych funkcjonalności, które są niezbędne do zarządzania firmą. Ma to kluczowe znaczenie w procesie budowy modelu i wdrożenia działania systemów. W każdej firmie procesy magazynowe mogą różnić się ze względu na realizowaną produkcję lub jej brak, systemy kontroli jakości, czy ilość i poziom zaawansowania procesów w magazynach. Z drugiej strony procesy spedycyjne mogą wymagać realizacji zleceń wewnętrznych lub zewnętrznych, gdy zlecenia transportowe zleca się innym przewoźnikom w ramach podwykonawstwa. Tym samym w zależności od przyjętych działań operacyjnych, rejestrowane oraz rozliczane karty drogowe będą różnie wpływać na wielkość i źródła powstawania kosztów.
Obydwa systemy pozwalają na dostosowanie ustalonej ścieżki operacji realizowanych w trakcie procesów. Wiąże się to z tym, iż każda firma w różny sposób rejestruje dokumenty operacyjne. Na przykład, dla jednej z nich nie ma potrzeby osobnego rejestrowania procesu pobrania albo odłożenia towarów z magazynu, a proces wydania i przyjęcia jest realizowany jednokrokowo wiążąc je z dokumentami WZ i PZ. Inne wymagają, aby pobranie i odłożenie stanowiło osobny proces związany z właściwą kompletacją wysyłki albo przepakowaniem towarów w ramach zadania przyjęcia towarów.
Na podstawie powyższych założeń należy również zaznaczyć, iż im bardziej szczegółowo będą rejestrowane wszystkie zdarzenia w systemach, tym dokładniej można przypisywać odpowiednie koszty związane z odpowiednimi działaniami. Pamiętać należy przy tym, iż każde pojedyncze rejestrowanie danych, tworzenie dokumentów oraz realizacja procesu księgowania wpływa na ilość pracy niezbędnej do zapewnienia rejestru i wynikających z nich zapisów w księdze głównej. W tym wypadku należy brać pod uwagę, że zbyt znaczne uszczegółowienie procesu zwiększa znacznie koszty obsługi systemów i w konsekwencji może przynieść wzrost kosztów operacyjnych w firmie.
Wszystkie opisane powyżej działania wchodzące w skład modelu, które planuje się rejestrować podczas normalnej pracy systemów w firmie poprzedzone są dokładną badaniem analitycznym. Analiza funkcjonalna, która jest realizowana przed każdorazowym wdrożeniem sprawia, iż zanim uruchomi się system wraz Zarządem firmy ustala się jakie procesy mają podlegać obserwacji, a szczególnie które z nich wpływają na wynik operacyjny w firmie. W trakcie wykonania analizy powstaje odpowiadający w firmie model systemu pozwalający skutecznie zarządzać posiadanymi zasobami oraz analizować miejsca i przyczyny związanych z nimi kosztów. W wyniku rejestrowania zdarzeń ilościowo i wartościowo można wpływać na kontrolę dochodów z poszczególnych działalności operacyjnych, a tym samych poszukiwać optymalnych rozwiązań biznesowych.